ホームページの更新代行とは?自分で更新・制作会社に都度依頼・更新代行の3つを比べて選ぶ
BiNDism「休診のお知らせを1行載せたいだけなのに、やり方を思い出すところから始まる」
「制作会社に頼むと、見積もりのやりとりだけで数日かかってしまう」
ホームページの担当者がいない小規模な事業者さんから、こうした声をよく聞きます。私は14年以上ホームページを作ってきましたが、ここ数年は作ることよりも、作ったあとの更新をお引き受けする仕事が増えてきました。
この記事では、ホームページを更新する3つの方法、「自分で更新する」「制作会社にその都度頼む」「更新代行に任せる」を比べます。更新代行については、実際にどんな形で依頼が届き、どのくらいの時間で公開されるのかを、私のところの日々のやりとりをもとにお伝えします。
ホームページの更新代行とは?「伝えるだけ」で更新が終わる仕組み
ホームページの更新代行とは、お知らせの追加や営業日・診療日カレンダーの差し替え、ブログの投稿といった日常の更新を、外部の担当者が代わりに行うサービスです。依頼する側は「何を載せたいか」を伝えるだけで、ホームページの管理画面を開く必要はありません。
似た言葉に「保守管理」がありますが、保守管理はサーバーやシステムを安全に動かし続けるための作業が中心です。更新代行は、ホームページに載っている情報を新しく保つための作業です。この2つは一緒に頼めることも多いものの、目的が違うと考えておくと整理しやすくなります。
私のところでは、「毎月の診療カレンダーの書き換え」「ときどきのお知らせ」「毎月のブログ投稿」のように、その方のホームページで決まって発生する更新をまとめてお引き受けしています。制作だけで終わらせず、公開後の更新・管理・集客まで一緒に続けていく「伴走サポート」の、いちばん入口にあたるサービスです。
更新の方法は3つ。それぞれの向き・不向き
ホームページを新しく保つ方法は、大きく分けて次の3つです。
| 自分で更新する | 制作会社に都度依頼する | 更新代行に任せる | |
|---|---|---|---|
| 手間 | 操作を覚える・思い出す時間が必要 | 依頼のたびに内容説明と見積もりのやりとり | 載せたい内容を伝えるだけ |
| 公開までの早さ | 作業時間さえとれればすぐ | 見積もり・確認で数日かかることも | 決まった形の更新なら当日中が多い |
| 費用のかかり方 | 基本的にはツールやサーバーの費用のみ | 作業ごとに発生 | 月額で決まっていることが多い |
| 見た目が崩れる心配 | 触り方によっては崩れる | ほぼない | ほぼない |
| 向いている人 | パソコン作業が苦にならず、更新の時間をとれる人 | 更新が年に数回しかない人 | 小さな更新が毎月のようにある人 |
自分で更新する方法は、費用がいちばん抑えられます。ただ、更新の間隔が空くほど操作を忘れてしまい、1行のお知らせに30分かかる、ということが起きやすくなります。触ってはいけない場所を触ってレイアウトが崩れてしまうこともあります(自分で更新するときの注意点は、別の記事で詳しくまとめます)。
制作会社に都度依頼する方法は、プロに任せられる安心感があります。一方で、1回ごとに依頼内容を説明し、見積もりをもらい、了承して……という手順が挟まるため、「今日の午後の休診を今すぐ知らせたい」という更新には間に合わないことがあります。
更新代行は、その中間のような位置づけです。月々の決まった費用はかかりますが、毎回の説明や見積もりが要らず、いつもの更新なら「伝えたらすぐ載る」状態を作れます。料金の考え方や相場については、別の記事で項目ごとに整理する予定です。
私が最近強く感じているのは、「自分で更新する」前提をやめた方がうまくいくケースがあるということです。お知らせ程度しか更新しない、パソコンは得意ではない、ホームページのことも詳しくない、という方の中には、年間で更新をお任せいただき、ご自身ではホームページ作成ツールの契約をしない、という形を選ぶ方が何人か出てきています。自分で触らないと決めてしまえば、ツールの費用も、操作を覚える時間も要らなくなります。「更新は自分でやるもの」と思い込まずに、どこまでを自分でやり、どこからを任せるかを選んでいい、というのが私の考えです。
実際の更新依頼は「1行のメール」や「LINE」で届く
更新代行というと、きちんとした依頼書を用意しなければいけないように思われるかもしれません。実際はまったく違います。
たとえば最近あったのは、お知らせの更新と毎月の診療カレンダーの書き換えをお引き受けしている、ある動物病院からの依頼です。内容は診療時間の一部変更のお知らせで、メールで届きました。多くの方の依頼は本当にシンプルで、「これを追加してください」と1行で書かれていることがほとんどです。
中には、お知らせの文章そのものをこちらにお任せいただくケースもあります。「〇〇について書いて。△△のことも入れておいて」という内容だけが届き、どんな文章にするかは私が考える、という形です。
依頼の方法も変わってきました。以前は写真も文章もメールでいただくのが当たり前でしたが、最近はLINEで送ってくださる方がだんだん増えています。LINEで届いた文章をコピーして貼り付け、一緒に届いた写真を載せる。お客様にとっては、ふだん家族や知人と連絡をとるのと同じ感覚で更新を頼めるので、ハードルがぐっと下がっているのだと思います。
「ちゃんと説明しないと頼めない」と思っているうちは、更新はなかなか進みません。1行でいい、LINEでいい、とわかるだけで、「載せたいことがあるのに後回しになっている」状態はかなり減らせます。
依頼を受けてから公開までの流れと、かかる時間
私のところでは、いつものお知らせ程度の更新は次のように進みます。
- メールやLINEで依頼が届く
- 私が内容から文章を整える(1行の依頼でも、お知らせとして読みやすい体裁にする)
- ホームページに直接反映して公開する
- 「更新しました、見てみてください」とお客様に連絡する
- お客様から「ありがとう」の返信があって完了
ポイントは、いつものお知らせであれば、公開前の確認はほとんどとらないことです。やりとりに慣れているお客様なら、こちらで文章を作って公開し、「追加したので見てね」とお伝えするだけで済みます。確認を挟まない分、スピードが出ます。
かかる時間は、私がパソコンに向かっているタイミングで届いた依頼なら、5分もかからずに「更新しました」とお返しすることもあります。一方で、一日中お客様のところで作業している日などは、その日の夜や翌日の対応になります。ひとりで対応している分、その日の状況で前後はありますが、いつものお知らせで何日も待たせてしまうことはまずありません。
以前は、1行の依頼からお知らせの文章を考えるのに時間がかかることもありました。今はAIを使って文章のたたき台を作り、1行の依頼を「それらしいお知らせ」の体裁に整えています。お知らせは検索で上位に表示させることが目的の文章ではないので、AIで整えた文章でも困ることはほとんどありません。ここは道具をうまく使って、お客様をお待たせしない方を優先しています。
すぐ公開できる依頼と、先に確認をとる依頼の違い
すべての依頼を確認なしで進めているわけではありません。作業に入る前に、あえてお客様に確認をとる依頼もあります。
確認をとるのは、毎月のブログやお知らせといった「いつものパターン」から外れる依頼です。たとえば年に一度、1年分をまとめて締めくくり、いろいろな情報を書き換えたり、さらに前の年の情報をアーカイブ(過去の記録を保管しておく場所)に移したりする作業がそうです。
こうした作業を全部終わらせてから「これでいいですか?」と聞くと、「そこは違う」となったときに大きな手戻りになります。そこで、「こういう解釈で進めていいですか?」「こんな形で入れてもいいですか?」と、作業の前にメールで確認をとるようにしています。いつものお知らせでも、少しでも解釈に迷うものは同じように確認します。
とはいえ、何度も何度もやりとりしないと更新できない、というケースはそれほど多くありません。多くの依頼は1往復で終わります。更新代行を検討している方が「やりとりが面倒そう」と心配しているなら、実際はそこまでではない、とお伝えしたいです。
更新代行を頼むときは、こう伝えると公開が早くなる
これまでの依頼を振り返ると、公開までがいちばん早いのは、毎月ブログの更新をお任せいただいているあるお客様のような伝え方です。その方は毎回、解釈の間違いが起きようのない、わかりやすいメールで依頼をくださいます。作業としてはすぐに終わり、5分ほどで完了のご連絡をして、お客様が確認して「ありがとう」で終わります。
その経験から、更新をスムーズに頼むコツは次の3つだと考えています。
- 何を・どこに載せたいかを1つのメッセージにまとめる:「お知らせに、〇月〇日は午後休診、と載せてください」のように、場所と内容がそろっていれば、それだけで進められます。
- 文章を任せたいときは、入れてほしい事実だけ伝える:日付・時間・変更点など、間違えてはいけない事実だけ書いていただければ、文章はこちらで整えます。
- 写真は依頼と一緒に送る:メールでもLINEでも構いません。文章と写真が一度にそろっていると、そのまま作業に入れます。
きれいな依頼文を書く必要はありません。大事なのは「間違えてはいけない情報」がそろっていることです。そこさえ押さえていれば、1行の依頼でも十分です。
3つの方法、どれを選ぶかの目安
最後に、どの方法を選ぶかの目安をまとめます。
- 更新は年に数回、内容も大きな変更が中心 → 制作会社に都度依頼
- パソコン作業が苦にならず、崩れない範囲がわかっていて、時間もとれる → 自分で更新
- お知らせやカレンダーなど、小さな更新が毎月のようにある。でも自分で触る時間はない → 更新代行
実際には、「ふだんのお知らせは任せて、スタッフ紹介の写真だけは自分で差し替えたい」のように、組み合わせるのもよい方法です。大切なのは、「更新できていない状態」を続けないことです。更新が止まったホームページは、見に来た人に「このお店・この病院はいま動いているのかな」と思わせてしまいます。
ちなみに私のところでは、主にBiNDup(ノーコードでホームページを作れるツール)で作ったホームページの更新をお引き受けしています。更新管理の手間と費用を抑えやすいツールなので使っていますが、自由にいじりすぎると見た目が崩れやすいという面もあります。だからこそ、日々の更新は慣れた人に任せ、ご本人は本業に集中する、という分担が合う方も多いと感じています。
ホームページの更新、一人で抱えなくて大丈夫です
「載せたいことはあるのに、更新が後回しになっている」
「自分で更新するのも、都度頼むのも、どちらも負担に感じている」
そんな方は、どこまでを任せられるか、一度ご相談ください。1行のメールやLINEで依頼できる体制を、一緒に作っていきましょう。